Ten wpis jest efektem nieporozumień jakie wywołała w jednej wspólnocie pani, która u poprzedniego administratora była jego prawą ręką i jednocześnie pełniła funkcję jednoosobowego Zarządu we wspólnocie. Otóż pani ta zarzuciła nam, że nasze uchwały, karty do głosowania i rozliczenia są "z drukarki" (cytat dosłowny) i tak nie może być. Nie do końca rozumiem czemu tak nie może być. Czyżbym musiał każdą uchwałę, każdą tabelkę do głosowania rysować ręcznie? A może rozliczenia powielać za pomocą kalki? Kto jeszcze używa kalki zamiast ksero i drukarki?
Pani ta od samego początku jak tylko wspólnota zmieniła poprzedniego administratora i wybrała nas jako swojego obecnego zarządcę próbuje wprowadzać elementy konfliktogenne by skłócić wspólnotę z nami. Nie wiem, czy jest to chęć zemsty za odsunięcie od "władzy"? - teraz wspólnota ma wybrany inny zarząd i ta pani nie jest już w tym nowym zarządzie, czy też chęć udowodnienia że za jej czasów było lepiej? - kiedyś to ona podpisywała wszystkie uchwały, protokoły, odbiory, zlecenia, itd. Pewne jest to, że kiedyś wspólnota robiła remonty bez żadnej kontroli. Pani ta podpisywała odbiory prac (bo takie dokumenty podsuwał jej dawny administrator) bez sprawdzenia czy prace były wykonane zgodnie z kosztorysem i umową (którą de facto sama podpisywała). Pani zlecała też wypłacanie większego wynagrodzenia niż wynikało to z kosztorysów. Prosiliśmy jako nowy zarządca o wyjaśnienie tych kwestii, ale pani poczuła się urażona i zastraszana przez nasze pisma. Na żaden z zarzutów nie odpowiedziała. Nic nie wyjaśniła. Na najbliższym zebraniu omówimy te kwestie z mieszkańcami i podejmiemy dalsze działania. 

Wróćmy jednak do zarzutów o uchwałach czy kartach do głosowania "z drukarki". Za czasów gdy ta pani była w zarządzie w ogóle nie sporządzano kart do głosowania. Administrator na zebraniu dawał do podpisania tylko listę obecności i na podstawie samej listy obecności sporządzał protokół z głosowania nad kilkoma uchwałami (w tym tak istotnymi jak remont dachu za kilkaset tysięcy), a w protokole zapisywał, że za uchwałami zagłosowało dokładnie tyle osób ile było na zebraniu. Co więcej z rozmów z ludźmi wynika, że na zebrania tego administratora przychodziła tylko garstka mieszkańców, zatem reszta podpisów na liście obecności musiała być zbierana w trybie indywidualnym. Jeżeli tak było to administrator powinien powiadomić wszystkich o podjętych uchwałach. Czego niestety brakuje.

Jak powinny być głosowane uchwały i jak to robimy my? Otóż każda uchwała niezależnie od jej zakresu czy wagi jest wydrukowana oddzielnie (niestety z drukarki a nie odręcznie:) ) i do każdej uchwały jest dołączona lista do głosowania. Jeżeli uchwał jest 10, to każda ma swoją listę do zagłosowania. Jeżeli uchwała zostaje podjęta, czyli większość zagłosuje ZA (lub PRZECIW) to obecni na zebraniu zostają o tym poinformowani i uchwała jest ważna. Jeżeli na zebraniu nie ma większości, to podpisy pod uchwałą są zbierana indywidualnie (najlepiej przez Zarząd, ale niekoniecznie - już o tym kiedyś pisałem) i po uzbieraniu podpisów w większości ZA lub PRZECIW uchwała jest podejmowana lub niepodejmowana. W tym przypadku właściciele są informowani o tym, że dana uchwała została przegłosowana (wszyscy - także ci obecni na zebraniu, bo składając podpis nie wiedzieli jeszcze jak zagłosowali inni w trybie zbierania podpisów).
Czy można głosować zbiorczo - tak, ale musi to być sposób, który umożliwia wypowiedzenie się w każdej sprawie osobno. Przykładowo jeżeli ktoś mieszka za granicą i głosuje korespondencyjnie, to dostaje od nas jedną tabelkę, ale z kilkoma miejscami do oddania głosu na TAK lub NIE - wtedy może za każdą uchwałą zagłosować oddzielnie, ale na jednej karcie. Zmniejsza to liczbę dokumentów ale nadal zachowana jest prawidłowa forma. Niedopuszczalne jest sporzadzanie tabelki "TAK za wszystkimi uchwałami" i "NIE dla wszystkich uchwał", gdyż ogranicza to możliwość wypowiedzenia się dla każdego tematu oddzielnie. Co w przypadku kiedy mamy wspomniane 10 uchwał i właściciel chce zagłosować 9xTAK i 1xNIE?

Nie możemy też domniemywać, że skoro właściciel był na zebraniu i podpisał listę obecności to jednocześnie zagłosował na TAK w przypadku wszystkich uchwał poddawanych pod głosowanie. Z samego głosowania musi być sporządzony dokument - najczęściej jest to właśnie tabelka (z drukarki :) ) w której każdy głosujący podpisuje się w osobnej rubryce. Spółdzielnie bardzo często stosują jeszcze karty do głosowania, zbierają głosy do urny, wybierają komisję liczącą głosy itd, ale jak dla mnie jest to przerost formy nad treścią. Takie podejście przedłuża i komplikuje tylko sam proces głosowania...