Za nami coroczne zebrania na których dwie osoby poruszyły temat spisywania protokołów. Jedna osoba miała doświadczenia w spółdzielni mieszkaniowej, więc biurokracja rozrośnięta do granic możliwości. Postaram się w kilku słowach wyjaśnić jak ten temat wygląda.

     Protokół, sporządza się z reguły po zakończeniu zebrania na podstawie notatek, zapisków na projektach uchwał czy porządku obrad, a także na podstawie odtworzenia faktów z pamięci. Tworzy się go w celu udokumentowania przebiegu zebrania. Podaje się w nim czas i miejsce jego odbycia, listę obecności, porządek obrad, treść poszczególnych uchwał wraz z wynikiem głosowania nad nimi i inne istotne elementy zebrania. Ze względu na tempo i często burzliwy przebieg samych spotkań nie ma konieczności spisywania protokołu na miejscu. Znam osoby, które nic nie robią we wspólnotach, a na zebrania przychodzi garstka osób, więc mogą sobie pozwolić na spisanie protokołu już podczas zebrania. U nas często zebrania potrafią trwać 3godziny i omawianych jest tyle spraw, że gdybyśmy mieli jeszcze wybierać komisję skrutacyjną, protokolanta, wszystko zapisywać to takie zebrania trwałyby po 6-7godzin. A nie o to chodzi.

     W celu sporządzenia protokołu z zebrania w czasie jego trwania sporządza się notatki, próbuje się przygotować jego wstępną wersję, dokonuje się zapisków na uchwałach lub inaczej utrwala się istotne zdarzenia, co ma umożliwić późniejsze sporządzenie dokumentu protokołu. W zależności od doświadczenia, wypracowanej metody pracy danej osoby, jej charakteru oraz możliwości jej pamięci, te notatki mają różną postać. Są to zapiski pozbawione chronologii, czasami pisane skrótowo i nieczytelnie dla osób trzecich. Bardzo często prawidłowe wnioski z tych materiałów może wyciągnąć tylko osoba, która je sporządziła. Jedynym ich celem jest sporządzenie protokołu, czyli dokumentu, który opisuje przebieg zebrania, a staje się dokumentem w chwili podpisania. W moim przypadku zdarza się po spisaniu protokołu zachować te notatki w dokumentacji – często zawierają one bardzo przydatne dla mnie informacje i umożliwiają odtworzenie pewnych sytuacji. Trzeba pamiętać jednak, że są to osobiste notatki, które nie mają cech oficjalnych dokumentów i nie muszą/nie powinny być obecne w oficjalnym obiegu. Na ich podstawie sporządza się protokół, który po podpisaniu nabiera cech oficjalnego dokumentu i jest dołączany do akt.

     Sporządzanie zatem protokołu po zebraniu nie jest zatem błędem i taki dokument nie traci nic na swojej powadze i jest pełnoprawnym protokołem z zebrania. Powinna być do niego dołączona lista obecności i podjęte uchwały, jest też miejsce na zapisanie istotnych spraw, które nie były planowane, ale które zostały poruszone na zebraniu.

Kto zatem powinien sporządzić taki protokół? Najczęściej spisuje go zarządca lub administrator. Jest to ta sama osoba która koordynuje wszystkie działania, prowadzi całe zebranie, poddaje pod głosowanie wszelkie uchwały, podlicza głosy, itd.

Czy taki protokół musi być udostępniony wszystkim mieszkańcom? Nie. Jeżeli uchwały zapadły na zebraniu to obecni będą o tym wiedzieli, jeżeli jednak konieczne jest zbieranie podpisów w trybie indywidualnego zbierania głosów, to zarządca powinien poinformować wszystkich o podjętych uchwałach (nawet tych obecnych na zebraniu), ale nie ma obowiązku dostarczania kopii protokołu. Ten protokół znajduje się zawsze w dokumentacji wspólnotowej i tam jest jego miejsce